Intégrer le réemploi dans un marché public de mobilier

28 sept.

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Intégrer le réemploi dans un marché public suppose quatre décisions. Il convient de sonder le marché avant de rédiger, de décrire le besoin par l’usage plutôt que par la référence et de prévoir un allotissement ou une variante adaptée à la disponibilité du stock. Il reste ensuite à définir les justificatifs de traçabilité demandés aux candidats. La conformité demeure appréciée au niveau de l’acheteur.

Intégrer du mobilier issu du réemploi dans une consultation soulève une difficulté que les acheteurs identifient rapidement. Un marché public se rédige à partir d’un besoin décrit à l’avance, tandis qu’un stock d’occasion se constitue au fil des reprises. Cet écart réel se traite par la manière de rédiger le besoin, plutôt que par une dérogation.

Peut-on acheter du mobilier d’occasion en marché public ?

Oui. Le dispositif issu du décret n° 2024-134 du 21 février 2024 attend au contraire des acheteurs publics qu’ils intègrent une part de biens issus du réemploi ou de la réutilisation dans certaines catégories, dont le mobilier de bureau. La difficulté n’est pas juridique : elle tient à la manière dont le besoin est décrit dans la consultation.

Pour le mobilier de bureau, la fiche outil « Mobilier de bureau » de la Direction des achats de l’État (juin 2025) fixe des objectifs de 20 % de réemploi ou de réutilisation en 2024, portés à 25 % en 2030. Elle prévoit également 15 % de matières recyclées en 2024, 20 % en 2027 et 25 % en 2030. Ces proportions s’apprécient sur l’ensemble des achats annuels, et non consultation par consultation.

Qu’est-ce que le dispositif attend de l’acheteur ?

Le dispositif attend que l’acheteur vérifie chaque année si ses achats de mobilier comportent la part attendue de biens issus du réemploi ou de la réutilisation. Il ne lui impose pas de mobilier d’occasion sur chaque ligne budgétaire : c’est le cumul qui compte. Un acheteur peut donc conduire une consultation classique pour du mobilier neuf, puis une seconde pour du réemploi, et atteindre sa proportion sur l’année.

Quelles idées reçues freinent le réemploi ?

Plusieurs idées reçues freinent encore l'achat public de mobilier d'occasion : l'obligation supposée d'acheter du neuf, l'absence de garantie sur les produits de seconde vie ou l'impossibilité de constituer des lots homogènes. Pourtant, le Code de la commande publique n'impose pas, par principe, l'achat de mobilier neuf. Les fournisseurs peuvent proposer des garanties contractuelles adaptées au mobilier d'occasion, tandis que l'homogénéité des lots peut être définie à partir de caractéristiques fonctionnelles, esthétiques et techniques plutôt qu'à partir d'une référence unique.

L’homogénéité se définit dans le cahier des charges. Si celui-ci décrit le besoin par l’usage et les dimensions plutôt que par une référence constructeur unique, plusieurs modèles compatibles peuvent composer le lot. Cette approche permet de préserver la cohérence du mobilier sans exclure les produits de seconde vie.

Pourquoi sonder le marché avant de rédiger ?

Un sourcing préalable permet de déterminer ce qui existe réellement en mobilier de seconde vie, dans quelles quantités, sous quels délais et à quelles conditions. Il donne ainsi à l’acheteur une vision concrète de l’offre disponible avant la rédaction de la consultation.

Sans cette information, l’acheteur risque de rédiger un besoin impossible à satisfaire. Une référence précise disponible en stock limité, un coloris introuvable en volume ou un délai de livraison incompatible avec le temps de préparation excluent de fait le réemploi. Le sourcing ne constitue pas une négociation anticipée : il consiste à interroger plusieurs opérateurs sur leurs capacités, leurs gammes disponibles et leurs contraintes d’approvisionnement.

Quelles questions poser aux opérateurs ?

Les questions utiles portent sur quatre sujets :

les marques et les gammes disponibles au moment de la consultation ;
les quantités minimales et maximales par type de produit ;
les délais entre la commande et la livraison ;
les niveaux de préparation proposés.

Un opérateur du réemploi ne peut pas garantir une référence constructeur précise en grande quantité. Il peut en revanche indiquer les familles de produits qu’il traite régulièrement et les marques professionnelles présentes dans son stock, telles que Steelcase, Herman Miller, Haworth, Knoll ou Vitra. Il précise également les volumes qu’il est en mesure de constituer.

Comment évaluer la disponibilité réelle d’un stock ?

La disponibilité s’évalue par famille de produits, et non par référence. Un opérateur peut disposer de cinquante fauteuils ergonomiques de marques professionnelles en état contrôlé, mais pas de cinquante Herman Miller Aeron de coloris noir. La question doit donc porter sur sa capacité à fournir un nombre donné de produits répondant à un usage défini.

Les délais de livraison doivent tenir compte de la disponibilité du stock et des éventuelles opérations de préparation. Un mobilier de seconde vie doit être contrôlé et nettoyé, puis, selon son état, réparé ou remis en état. Un délai de quinze jours peut être difficile à respecter lorsqu'un lot important doit être constitué ou préparé, mais il reste envisageable pour des références déjà disponibles en stock et prêtes à être livrées. Le calendrier doit donc être adapté aux caractéristiques du besoin et aux capacités réelles des fournisseurs.

Comment décrire son besoin sans exclure le réemploi ?

Le point décisif est simple. Une spécification par référence constructeur et par coloris exclut mécaniquement le mobilier de seconde vie. À l’inverse, une description fondée sur l’usage, les dimensions et le niveau de préparation ouvre le marché sans rien perdre en exigence.

Pièce de la consultation	Ce qui exclut le réemploi	Ce qui le rend possible
Objet du marché	« Fourniture de mobilier neuf »	Un objet ouvert à la seconde vie
Spécifications techniques	Référence constructeur et coloris imposés	Description par l’usage et les dimensions
Quantités	Volume unique sans tolérance	Quantités par tranches ou par lots
Délais	Délai de livraison très court et ferme	Calendrier tenant compte du sourcing
Critères d’attribution	Le seul prix	Critère environnemental documenté
Justificatifs	Aucun, ou une « certification » inexistante	Origine, préparation, traçabilité

Décrire par l’usage plutôt que par la référence

Une description par l’usage définit ce que le mobilier doit permettre de faire, plutôt que la marque et le modèle qui le composent. Pour un fauteuil de travail, les caractéristiques peuvent être les suivantes :

une assise réglable en hauteur ;
un dossier avec support lombaire et un mécanisme synchrone ;
des accoudoirs réglables ;
un piètement à cinq branches avec roulettes.

Ces critères couvrent plusieurs dizaines de modèles de marques professionnelles, aussi bien neufs que d’occasion. Une spécification qui impose un Steelcase Leap de coloris noir exclut tout autre modèle, y compris un Herman Miller Aeron ou un Haworth Zody répondant au même besoin. Une description fonctionnelle ouvre le marché sans rien céder sur l’exigence ergonomique.

Comment traiter l’homogénéité d’un lot ?

L’homogénéité d’un lot se définit dans le cahier des charges. Si celui-ci impose que tous les produits portent la même référence constructeur, le réemploi devient impossible. S’il définit en revanche l’homogénéité par l’usage, les dimensions et le niveau de finition, plusieurs modèles compatibles peuvent composer le lot.

Un acheteur peut, par exemple, demander cinquante fauteuils de travail ergonomiques de marques professionnelles. Ceux-ci peuvent être dotés d’un dossier en résille, d’un mécanisme synchrone et d’accoudoirs réglables. Selon la disponibilité du stock, l’acheteur peut accepter deux à trois modèles différents.

Faut-il accepter des variations de coloris ou d’état ?

Cela dépend du projet. Un open space destiné au public peut exiger une stricte homogénéité des coloris. Une salle de réunion interne ou un plateau administratif peut accepter deux coloris proches si cette souplesse permet de constituer le volume demandé.

Le niveau d’état se définit également dans le cahier des charges. Un mobilier contrôlé et nettoyé présente des traces d’usage visibles, tandis qu’un mobilier remis en état peut avoir reçu un nouveau revêtement d’assise ou un piètement repeint. Le cahier des charges précise le niveau attendu, sur lequel l’opérateur s’engage dans son offre.

Faut-il prévoir un lot dédié au réemploi ?

Un lot dédié permet aux opérateurs du réemploi de candidater sans se mesurer à un fournisseur de mobilier neuf sur un même lot. Il permet également à l’acheteur d’isoler sa part de réemploi dans son suivi. Il s’agit d’une pratique courante, mais non d’une obligation.

L’allotissement par nature de produits facilite l’analyse des offres. Les critères de prix, de délai et de niveau de préparation ne se comparent pas de la même manière pour du mobilier neuf et pour du mobilier de seconde vie.

Ce qu’un lot dédié change pour la candidature

Un lot dédié au réemploi permet à un opérateur spécialisé de présenter une offre calibrée sur son modèle économique, sans être mécaniquement écarté par le prix d’un mobilier neuf produit en série. Il peut valoriser la traçabilité, la prolongation de la durée de vie et l’impact environnemental sans que ces critères soient noyés dans une comparaison globale.

Cette structuration élargit également le nombre de candidats potentiels. Les opérateurs de l’économie circulaire, souvent de taille intermédiaire, ne disposent pas toujours des mêmes capacités de réponse qu’un fabricant de mobilier neuf.

Comment articuler un lot neuf et un lot réemploi ?

L’articulation dépend du besoin. Un acheteur peut prévoir un lot principal de mobilier neuf pour les postes de travail standardisés et un lot complémentaire de mobilier issu du réemploi pour les salles de réunion ou les espaces de passage. Cette répartition permet d’adapter la nature des produits aux usages concernés.

Une autre option consiste à prévoir un lot unique avec une variante de réemploi. Le candidat présente alors deux offres, parmi lesquelles l’acheteur retient celle qui répond le mieux à ses critères.

Quels critères d’attribution retenir ?

Les critères environnementaux praticables et vérifiables portent sur la part de mobilier issu du réemploi, la traçabilité documentée et la distance de transport. Chaque critère doit rester objectif, vérifiable et lié à l’objet du marché.

Le Code de la commande publique n’impose pas de critère environnemental. Il l’autorise néanmoins dès lors que celui-ci reste lié au besoin et peut être vérifié à partir des pièces de l’offre.

Quels critères environnementaux sont praticables ?

Plusieurs critères environnementaux peuvent être utilisés pour évaluer les offres : la proportion de mobilier issu du réemploi ou de la réutilisation, la qualité des opérations de remise en état, la durabilité des produits et l'impact environnemental de leur livraison. Pour ce dernier point, l'acheteur peut notamment prendre en compte les émissions de gaz à effet de serre liées au transport, à partir d'une méthode objective et identique pour tous les candidats. Les critères doivent être annoncés dans les documents de consultation, liés à l'objet du marché et appliqués sans discrimination.

La proportion de réemploi se calcule en nombre de produits ou en valeur. Un candidat qui propose quatre-vingts fauteuils de seconde vie sur cent obtient une proportion de 80 %. La traçabilité peut, quant à elle, s’apprécier à partir d’un registre de provenance indiquant l’origine de chaque lot.

Comment vérifier ce qui est annoncé ?

La vérification repose sur les justificatifs demandés dans le règlement de la consultation. Un candidat qui annonce du mobilier issu du réemploi doit pouvoir documenter l’origine de chaque lot et le niveau de préparation réalisé. Chaque étape doit être traçable, qu’il s’agisse du contrôle, du nettoyage, de la réparation ou de la remise en état.

Un opérateur du réemploi ne peut pas délivrer une certification de conformité au dispositif. Celle-ci s’apprécie au niveau de l’acheteur public, qui reste responsable du calcul des proportions sur l’ensemble de ses achats annuels. L’opérateur peut en revanche fournir un certificat RSE mobilier sur demande, selon les données disponibles.

Quels justificatifs demander aux candidats ?

Un opérateur du réemploi peut documenter l’origine du mobilier, la nature de la préparation réalisée pièce par pièce, les éléments de traçabilité et les photographies des lots proposés. En revanche, aucun opérateur ne peut certifier la conformité de l’acheteur au dispositif. Celle-ci reste appréciée au niveau de l’acheteur public.

Les justificatifs demandés doivent porter sur ce que le candidat maîtrise réellement. Un opérateur peut attester qu’un fauteuil provient d’une reprise identifiée, qu’il a été contrôlé, nettoyé et réparé selon un protocole documenté. Il peut également attester que le produit répond aux critères fonctionnels du cahier des charges.

Ce qu’un opérateur peut documenter

L’origine du mobilier se documente au moyen d’un registre de provenance indiquant la date de reprise, le site d’origine et le type d’établissement. La préparation se détaille par produit. Chaque opération laisse une trace, qu’il s’agisse du contrôle mécanique, du nettoyage, du remplacement de pièces défectueuses ou de la remise en état des revêtements. Les photographies permettent de vérifier l’état réel avant la livraison.

Chez BuroWays, nous sélectionnons, contrôlons et nettoyons chaque produit destiné à la vente. Selon son état, il peut ensuite être réparé, remis en état ou proposé dans l’état précisément annoncé.

Ce qu’aucun opérateur ne peut certifier

Un opérateur du réemploi ne peut pas délivrer une certification attestant que l’acheteur public respecte l’obligation de réemploi dans la commande publique. Cette conformité s’apprécie au niveau de l’acheteur, qui doit calculer ses proportions sur l’ensemble de ses achats annuels.

Un certificat RSE mobilier peut être fourni sur demande, selon les données disponibles. Son contenu dépend des informations exploitables et ne constitue pas une certification officielle du produit.

Comment sécuriser l’exécution du marché ?

L’exécution du marché suppose quatre étapes :

la validation des lots avant la livraison ;
la gestion des écarts d’état par rapport à l’offre ;
la livraison et le montage sur site ;
la détermination du sort du mobilier remplacé.

La validation avant livraison permet à l’acheteur de vérifier que le mobilier proposé correspond au cahier des charges. Pour un marché de réemploi, cette vérification peut prendre la forme d’une visite du stock, d’un envoi de photographies ou d’un échantillonnage.

Comment valider les lots avant livraison ?

La validation s’effectue par échantillonnage ou par une visite. Un acheteur peut demander à se rendre dans le dépôt de l’opérateur pour vérifier l’état réel du mobilier avant sa préparation finale. Il peut également exiger l’envoi de photographies des produits sélectionnés.

Un écart entre l’offre et le lot proposé se traite selon les clauses du marché. Si le mobilier livré ne correspond pas au niveau annoncé, l’acheteur peut refuser la livraison ou demander un remplacement.

Que faire du mobilier remplacé ?

Il s’agit du second volet de la même opération, qu’il est préférable de prévoir dès la consultation. Selon le volume, l’état, l’accessibilité du site et les contraintes de démontage, la solution peut associer la reprise, le don, la valorisation ou l’évacuation vers les filières adaptées.

La reprise du mobilier sortant peut être intégrée au marché. Un opérateur du réemploi peut proposer de racheter ou de reprendre gratuitement les produits remplacés, selon leur état, leurs quantités et les conditions d’enlèvement. Consultez nos services de vidage de mobilier de bureau pour anticiper cette phase.

Par où commencer une consultation ?

Commencez par quantifier le besoin selon les usages. Recensez le nombre de postes de travail, de salles de réunion et d’espaces de rangement, ainsi que les dimensions et les fonctions attendues. Sondez ensuite le marché auprès de plusieurs opérateurs du réemploi afin de vérifier la disponibilité des produits et les délais. Rédigez enfin le cahier des charges en décrivant le besoin par l’usage plutôt que par la référence.

Cette démarche permet d’ouvrir la consultation au réemploi sans renoncer au niveau d’exigence attendu. Un inventaire du besoin suffit pour engager un échange avec un opérateur. Transmettez votre besoin pour obtenir une première estimation de la disponibilité et du délai.

Les trois étapes d’un sourcing utile

Le sourcing peut être organisé en trois étapes :

lister les familles de produits recherchées, comme les fauteuils de travail, les bureaux individuels, les armoires de rangement ou les tables de réunion et de collectivité, avec leurs quantités et leurs caractéristiques fonctionnelles ;
interroger plusieurs opérateurs sur leur capacité à fournir ces volumes dans les délais du projet ;
traduire les réponses obtenues en spécifications praticables.

Si aucun opérateur ne peut garantir une référence unique en volume suffisant, le cahier des charges peut accepter deux à trois modèles compatibles. Si les délais de préparation imposent six semaines, le calendrier de livraison intègre ce délai.

Questions fréquentes

Un marché public peut-il porter sur du mobilier d’occasion ?

Oui. Le dispositif issu du décret n° 2024-134 attend au contraire des acheteurs publics qu’ils intègrent une part de biens issus du réemploi ou de la réutilisation dans certaines catégories, dont le mobilier de bureau. La difficulté n’est pas juridique : elle tient à la manière dont le besoin est décrit dans la consultation.

Pourquoi une consultation exclut-elle parfois le réemploi sans le vouloir ?

Le plus souvent, le besoin est décrit par une référence constructeur, un coloris précis et un délai de livraison ferme très court. Aucun opérateur du réemploi ne peut garantir une référence identique en grande quantité. Une description fondée sur l’usage, les dimensions et le niveau de préparation attendu ouvre le marché sans rien céder sur l’exigence.

Faut-il prévoir un lot dédié au mobilier de seconde vie ?

Il s’agit d’une pratique courante qui présente deux avantages. Elle permet aux opérateurs du réemploi de candidater sans se mesurer à un fournisseur de mobilier neuf sur le même lot. Elle permet également à l’acheteur d’isoler sa part de réemploi dans son suivi. Ce n’est pas une obligation, mais un choix de structuration.

Que peut-on demander comme justificatif à un candidat ?

L’acheteur peut demander l’origine du mobilier, la nature de la préparation réalisée, des éléments de traçabilité et des photographies des lots proposés. Chaque étape doit être documentée, qu’il s’agisse du contrôle, du nettoyage, de la réparation ou de la remise en état. En revanche, aucun opérateur ne peut délivrer une certification de conformité au dispositif. Celle-ci s’apprécie au niveau de l’acheteur.

Comment gérer le mobilier remplacé ?